Verbale assemblea: come redigerlo

La parte iniziale

L'apertura di un verbale inizia innanzitutto con l'indicazione dell'oggetto della riunione: ad esempio assemblea di condominio oppure assemblea dei soci per delibare l'approvazione del bilancio. Subito dopo indicheremo il luogo in cui si svolge la riunione e la data della stessa. Particolarmente utile è anche l'indicazione dell'orario di inizio e di chiusura dell'incontro; a seguire indicheremo il numero dei partecipanti (con l'indicazione precisa dei partecipanti e degli eventuali assenti) e sarà data indicazione di colui che presiede i lavori della riunione e del segretario che avrà il compito sia di coadiuvare il presidente nell'organizzazione della stessa sia di redigere l'apposito verbale. Queste due persone dovranno firmare e controfirmare il verbale al termine della riunione.

L'ordine del giorno

Questo passo rappresenta il corpo fondamentale della riunione in quanto definisce il perchè si è tenuta la riunione, ed è per questo motivo che riveste molta importanza. E' opportuno nell'ordine del giorno effettuare una classificazione dei punti salienti da sottoporre alla discussione dell'assemblea. Ad esempio in una riunione di condominio potremmo avere i seguenti punti: 1. Approvazione bilancio consuntivo anno 2014 e preventivo anno 2015; 2. Dimissioni dell'amministratore e nomina nuovo amministratore; 3. Prospetto lavori straordinari da eseguire; 4. Varie ed eventuali. Diverso sarà il caso di un'assemblea dei soci di una società (sia di persone che di capitali). In questo caso, il possibile esempio di ordine del giorno potrebbe essere il seguente: 1. Approvazione bilancio d'esercizio anno 2014; 2. Discussione ed approvazione Nota Integrativa allegata al bilancio; 3. Prospetto di riparto degli utili ed assegnazione ai soci; 4. Nomina amministratori; 5. Varie ed eventuali. Ovviamente il contenuto e la classificazione dei punti del bilancio è lasciato alla libera scelta che viene effettuata nella fase di convocazione. E' opportuno che tutto ciò che non riguarda i punti che vengono indicati specificamente sia poi inserito nella voce "Varie ed eventuali" in modo che una volta discussi ed approvati i primi punti all'ordine del giorno si possa dare libera discussione a tutti le altre cose che si ritiene utile sottoporre alla discussione ed approvazione dell'assemblea. A questo punto, il verbale dovrà indicare la vera e propria discussione che avviene tra i vari partecipanti alla riunione. Si dovrà così indicare l'ordine dei punti posti in discussione, gli interventi avvenuti (possibilmente indicando quelli realmente significativi) seguendo un ordine temporale, i suggerimenti, le eventuali proposte avanzate da uno o più partecipanti, gli eventuali compiti assegnati e gli argomenti che sono rinviati alla discussione nella successiva riunione.

Note importanti

Alcune regole base non devono essere tralasciate. Si pensi ad esempio alla numerazione delle pagine. Il verbale deve essere scritto in maniera semplice ed esaustiva e con una corretta grammatica (a tal proposito se il verbale viene redatto al computer è utile utilizzare il correttore ortografico presente nel programma di videoscrittura), ed anche se scritto in un momento successivo alla riunione deve avere l'indicazione dei verbi al presente in quanto per prassi dovrebbe essere redatto contestualmente alla discussione in riunione (è opportuno ricordare che l'intero verbale deve essere redatto allo stesso tempo di coniugazione). Non sono ammesse cancellature e la scrittura deve essere quanto più possibile oggettiva evitando di scrivere dei commenti personali.

Le conclusioni

A questo punto, la bozza del verbale è pronta. Se redatto contestualmente alla discussione è utile sottoporre questa bozza alla generalità dei presenti i quali possono approvare il documento in toto oppure possono chiedere di apportare ulteriori modifiche. Effettuato ciò il verbale può nuovamente essere sottoposto ai presenti per l'approvazione definitiva. E' utile appuntarsi anche i vari interventi alla discussione e interrompere la stessa per chiedere gli opportuni chiarimenti su proposte effettuate dal singolo partecipante. Scrivere solo le cose realmente pertinenti all'oggetto della riunione ricordando che il verbale ha una valenza molto importante nel corso degli anni.

Domande frequenti

Chi deve firmare il verbale dell'assemblea?

Il verbale deve essere firmato e controfirmato al termine della riunione dal Presidente dei lavori e dal Segretario. Il Presidente guida la discussione e garantisce il rispetto del regolamento, mentre il Segretario ha il compito specifico di redigere il documento, coadiuvando il Presidente nell'organizzazione. Questa doppia firma è essenziale per conferire validità legale al documento, attestando che quanto riportato corrisponde fedelmente a quanto deliberato durante l'incontro.
Come si struttura correttamente l'ordine del giorno?

L'ordine del giorno è il cuore del verbale e va definito chiaramente prima della riunione. Deve elencare puntualmente tutti gli argomenti da discutere, come l'approvazione del bilancio, la nomina di nuovi amministratori o lavori straordinari. È fondamentale includere anche la voce 'Varie ed eventuali', che permette di trattare questioni non previste inizialmente ma ritenute rilevanti dai partecipanti. Ogni punto deve essere discusso nell'ordine stabilito, registrando interventi, proposte e decisioni prese.
Quali sono le regole di forma per la stesura del verbale?

Il verbale deve essere scritto in modo chiaro, esaustivo e grammaticalmente corretto, preferibilmente utilizzando il correttore ortografico. Si consiglia di usare lo stesso tempo verbale per tutta la redazione (solitamente il presente, se fatto in contemporanea). Non sono ammesse cancellature né correzioni visibili; eventuali errori richiedono la rifacimento della pagina. La scrittura deve essere oggettiva, evitando giudizi personali o commenti soggettivi, e ogni pagina deve essere numerata per garantire l'integrità del documento.
Quando e come si approva il verbale?

La bozza del verbale va sottoposta all'assemblea per l'approvazione finale. Se redatta contestualmente, i presenti possono chiederne la lettura integrale e richiedere modifiche o chiarimenti sugli interventi registrati. Una volta emendata, se necessario, la versione definitiva viene votata e approvata. È cruciale annotare bene ogni intervento durante la discussione per evitare dimenticanze. L'approvazione sancisce la validità del documento, che avrà valore probatorio negli anni successivi.
Cosa succede alle discussioni non inserite nell'ordine del giorno?

Tutti gli argomenti non previsti specificamente nell'ordine del giorno devono essere inseriti nella sezione 'Varie ed eventuali'. Questo spazio consente di discutere liberamente altri temi ritenuti utili dall'assemblea senza deviare dagli scopi principali della riunione. Tuttavia, per garantire legalità e trasparenza, qualsiasi decisione presa su questi argomenti extra deve essere comunque registrata nel verbale, assicurando che tutto ciò che viene deliberato sia documentato ufficialmente.